ビジネスパーソンの悩み相談㉔上司の意向が下に伝わりにくい

QTnetモーニングビジネススクール

働き手の悩みにお答えするシリーズです。今回のお悩みは、「上司の意向がなかなか下に伝わりにくく、その結果、組織がうまく回らないなど、多少混乱する場合がある。それゆえ、もっと効率よく意思の疎通が出来ないものだろうか」というものです。 世の中に存在している"組織"と名前の付いている、ある一定の数の人間が存在している塊の中で、この課題を感じたことのない組織はもしかしたら１つも無いかもしれませんね。それほど"伝達する/意思疎通をする"ことは簡単なことではないということです。 組織のことを「フラット型組織」と呼んだ時代もありましたが、組織はどんなに平たくつぶして階層を少なくしたとしても、いくつかの階層があります。階層があるということは、階層を越えて情報伝達する必要性が発生します。従って、階層毎に出るミーティングや見ている資料が異なる場合があり、職位の関係上からも何らかコントロールをせざるを得ません。小さい会社であれば全員が全てのミーティングに出るということが可能かもしれませんが、社員が20～30人になってくると横と横の関係でさえ「あの人はこの会議には出ているけれどこの人はこの会議には出ていない」という事態が生じてきます。そのため、基本的に適切なコミュニケーションまたは、適切な情報の伝達はなされいない、ということを前提に考えることが非常に大事です。つまり、私たちは極めて難しいことにチャレンジしているわけです。 特に、上司部下という関係になれば、課長は自分の課だけを見ていればいいですが、部長はＡ課・Ｂ課・Ｃ課をまとめて見なければなりません。従って、当然部長が見ていることと課長が見ていることは幅も深さも異なるため、意見があわないのは当然です。これは頭で分かっていても、どうしてもとりわけ日本人同士で仕事をしている場合、前提を共有しているという感覚になり、「なぜこんなことさえ分かってくれないの」という感覚に陥りがちです。しかし、冷静に考えてみれば、バックグラウンドも持っている情報も何もかも異なるわけですから、意見が合わないのが当たり前です。そこで、「伝わりにくくて困っている」ではなく、「伝わらないのが当たり前だ」という前提のもと、「伝えるためにどんな工夫が出来るんだろうか」という発想の転換が必要です。 このご質問の場合、「上司の意向が下に伝わりにくい」というのは、例えばその上司が部長だとすると、この部長は、役員の方や社長とのやりとりもしなくてはいけないわけです。そうすると、上からの話もきちんと聞いて受け止めなければならないし、部下にもきちんと伝えなければならないということで、この人も２つの言語を扱わなければならないわけです。この人にとってより重要なのは「上の方の話」と仮にすると、上との前提は合っていても、その前提は上と合った瞬間に「部下にも共有されている」という感覚になってしまい、前提条件を端折って語ってしまったりする場合があります。そうすると、「この人の言っている前提がわからない」「何を言っているんだろう」、「何かまた宇宙人がやってきて何か言っているみたいだ」となってしまうということが意外とあるかもしれません。 今回は、上下（上司と部下という縦）の話をしましたが、横（部署間）の関係に当てはめて考えてみても同じです。Ａ部とＢ部のコミュニケーションがうまくいかないというのも同じことですよね。つまり、「情報の流通はなかなか成されないものである」ということを前提に、どれくらいの頻度でミーティングをするのか、お互いがやりとりをする資料はどれくらいの前提を書き込むことなのか、ということに配慮する必要があります。 具体的には、次のようなイメージです。 例えば、新入社員のＡさんにとってはＡという仕事がその人の全てだとします。しかし、部長は、同様の仕事を50個くらい抱えている場合があります。そうすると、Ａさんが前回のことを「この前相談した件ですが...」と内容をレビューせずに部長に語りかけると、部長は自分が抱えている仕事が50個ある中で、部下から一週間前に語られた内容を全て覚えているわけではないため、当然会話は成り立ちません。 このように、上から下に伝わりにくいのもそうですが、実は下から上にも伝わりにくいのです。コミュニケーションは常に双方向であるということを忘れずに、お互いに配慮ができるといいと思います。自分の立場からだけ物事を考えるのではなく、一つもしくは二つ上のポジションの人の身になって考えてみることも大切です。 部下は、上の立場の人の身になって考えてみること、そして上の立場の方は少し昔のことを思い出して、少し階段を下がった立場でものを考えた時にどれくらいの前提を伝えないと伝わらなのかという配慮が必要です。お互いがお互いのことを思い合うのがコミュニケーションです。 最近では、様々なツールが使われるようになりました。メール自体も使われなくなりつつありますけれども、様々なものを可視化し、塊を分かりやすくすることが出来る便利なツールも沢山開発されているため、時代に応じてそういったものも活用していくといいのではないでしょうか。 では、今日のまとめです。 「上司の意向が下に伝わりにくい」というお問合せでしたが、そもそも誰とでもどんな状況でもきちんとコミュニケーションをとるというのは極めて難しいことです。そのことを前提として、一つ一つ丁寧に丁寧に相手の前提条件を考えながら、こちらの前提条件と合っているかを考えながら摺り合せていく努力をしてみていただきたいと思います。