コロナ禍でのメンタルヘルス2

QTnetモーニングビジネススクール

前回は、新型コロナウイルスの感染拡大により急速にテレワークが広がる中、テレワークが適している職場とはどんな職場なのか、インフラやセキュリティ面の充実はもちろんのこと、個人にどれだけの裁量権があるのかどうかが重要だというお話でした。 緊急事態宣言が出たのが4月だったことを考慮すると、おそらく多くの職場において、新入社員や異動した人に対しては、裁量権の前にどうコミュニケーションをとるのかといった問題があるかと思います。今日は、そうした新しく関わる方々とのコミュニケーションの方法についてお話しします。 その解決策としては、リアルでお会いしている時以上にコミュニケーションの機会を意図的に沢山作るしかありません。私自身も経験したことのない事態ですから、これが最善策かどうかはわかりません。 しかし、新入社員や異動してきた方にとっては何が分からないかも分からないため、指示が飛んでくるまで勤務時間中黙ったまま、ただパソコンの前に座っているということもあり得ます。ここはやはりベテランの社員や上司が意図的にコミュニケーションの機会を作って「どう、調子は？」「何か困っていることはある？」というような声掛けをする必要があると実感しています。 その手段としては、電話もそうですが、やはり便利なのはテレビ会議です。家の中が映ってしまうため注意が必要ですが、バーチャル背景なども使いながら顔を合わせたコミュニケーションをとることは効果的だと思います。これは何も新人とのコミュニケーションについてだけでなく、社内のコミュニケーション全体にも言えることです。 また、今は、テレビ会議や電話、メール、チャットなど様々な連絡手段がありますが、それぞれのツールの特徴を理解して使い分けていきましょう。 例えば、すぐ決めたい内容であれば、チャットのようなフランクな手段が早いかもしれません。「～様、お疲れ様です。～です。」とメールを綺麗に書いている時間が勿体ない場合もあります。しかし、フランクに話が出来ない立場の方が相手であれば、きちんと電話やテレビ会議の予定をとって、「ここでお願いします」とダイレクトに伝えてしまう方が返って早いかもしれません。どのツールが適しているかを瞬時に使い分けるリテラシーも必要になります。 また、世代間によっても使用のハードルが異なります。 私が数年前にスクールカウンセラーをやっていた時には、高校生に電話をしてもほとんど出てくれませんでしたが、メールを送るとすぐに返事が来ました。今ではこれがチャットやダイレクトメッセージなのでしょう。世代間によっても利用しやすいツールが異なるということも頭に入れた上でコミュニケーションツールを使い分けることをお勧めします。 特に新入社員の方や異動してきたばかりの方には、指導や引き継ぎを行う担当者がいると思います。今回の場合はリモートで教えることになるためいつ質問の連絡が来るか分かりませんし、逆にいつ連絡して良いか分からないということになりスムーズに進まない可能性があります。そのため、マンツーマンによる指導ではなく、複数人でグループチャットなどを作りながら気付いた人が気付いた時に質問に答えられるような形が有効だと感じています。質問をした側もいつ返事が来るのかドキドキして待っている場合もあるため、実際に職場に出社している時以上に早めにレスポンスするように心掛けてほしいと思います。でも、すぐに返事ができないこともあります。 そういった場合に便利なのは、Lineやメッセンジャー、会社によってはSlackなどを使っているところも多いと思いますが、スタンプ機能が付いた連絡手段です。スタンプで「ちょっと待ってね」「確認中」などを押せるのは非常に便利です。もしそういったスタンプがなくても、「ちょっと今バタバタしているから後で返すね」など何らかのリアクションをするといいのではないかと思います。何もないと、届いていないのではないか、変なこと書いてしまったのではないかなど無駄な不安を抱えることになり、ストレスに繋がります。 では、今日のまとめをお願いします。 テレワークによりコミュニケーションが不足していると思いますが、今は様々な便利なツールがあります。それらを上手く使い分けてコミュニケーションの機会を意図的に沢山持つことを心掛けていきましょう。